Cara Membuat Aplikasi dengan Menggunakan Microsoft Access

A.    Memulai Microsoft Access

Microsoft Access adalah suatu aplikasi yang dapat membantu kita membuat sebuah aplikasi database dalam waktu yang relatif singkat. Biasanya digunakan untuk pembuatan aplikasi-aplikasi yang kecil. Misalnya Program untuk Kasir di koperasi, penjualan untuk toko, dll. Ada beberapa bagian yang sering digunakan di Microsoft Access, yaitu :

1.      Table :  digunakan untuk menyimpan data

2.      Query :  digunakan untuk memanipulasi data

3.      Form : digunakan untuk frontend aplikasi. Biasanya untuk menampilkan data, menambah data dll.

4.      Report : digunakan untuk membuat laporan

Tampilan Microsoft Access 2010

Kita akan membuat sebuah aplikasi yang akan digunakan oleh suatu koperasi, untuk mempermudah koperasi tersebut dalam memanagement setiap transaksi dan mempermudah pekerjaan dalam pemasukan data, pembuatan query dan masih banyak lagi

.

B.     Membuat Table Koperasi

a.     Membuat Blank Database

1.      Setelah membuak Microsoft Access, selanjutnta klik Blank Database, kemudian beri nama file name dengan nama “koperasi” atau nama lain sesuai dengan kebutuhan, yang penting diingat-ingat aja.

2.      Gambar folder di sebelah kanan kolom file neme untuk menentukan tempat dimana kita ingin menyimpan database yang akan kamu buat.

3.      Klik create jika sudah memberi nama tersebut, kemudian save

Inilah tampilan lembar kerja Microsoft Access

b.     Membuat Table

Klik icon yang dilingkari merah

Beri nama tabel yang akan kita buat dengan nama koperasi, kemudian klik OK

Yang perlu diperhatikan dalam table diatas adalah :

1)      Tabel

·         Primary key

Field yang jadi patokan, seperti field Kode atau yang lainnya.

·         Field name

Field itu adalah judul dari tiap data-data yang akan dimasukkan.

·         Data type

2)      Field properties

·         Field size

Field size digunakan untuk menentukan ukuran maximal dari karakter yang dapat dimasukkan ke dalam table.

·         Format

Format digunakan untuk menentukan format penulisan data.(misalnya ketika kita memilih date/time pada data type maka kita bisa memilih general date, long date short date, dsb sesuai selera

No.	Field Name	Data Type	Description
1	Kode barang	Text (5)	Kode barang
2	Tanggal	Date/Time	Tanggal transaksi
3	Vendor	Text	Pemasok
4	Nama_Barang	Text (15)	Nama barang
5	Harga_Beli	Currency	Harga barang yang dibeli
6	Jumlah	Number	Jumlah pembelian
7	Satuan	Lookupwizard	Satuan barang
8	Harga Jual	Currency	Harga barang yang dijual

Nb:

·         Pada pengisian vendor diisi text dulu, karena nanti kita akan menggantinya dengan Lookupwizzard setelah membuat table vendor

·         Berikan primary key pada table Kode_Barang

·         Berikut ini tutorial keti pemilihan lookupwizzard pada field satuan:

Pilih i will type the values that i want, klik next

Masukkan data-data satuan, seperti Kardus, Botol, Krak, Slop,dll nanti bisa ditambahkan lagi, next

        

Pada allow multiple values dicentang

FINISH

Setelah Table koperasi selesai di desain klik icon view

Selanjutnya kita buat table baru dengan nama vendor.

1.      Klik menu create dahulu, kemudian pilih table

2.      Kembali ke menu home dan klik design table, save dengan nama vendor

3.      Isi table dengan design seperti berikut:

4.      Kalo sudah klik view

Selanjutnya design lagi table koperasi yang pertama kali kita buat, lakukan perubahan pada data type vendor diganti menjadi lookupwizard :

Pilih yang atas dan klik next

Pilih table vendor, klik next

Masukan field nama saja dengan klik tombol yang dilingkari merah, next

Isikan dengan nama “nama”, next

Next

Klik finish

Ø  Setelah table selesai dibuat, selanjutnya masukkan data-datanya ke dalam table

·         Dimulai dari table vendor

·         Selanjutnya mengisi table koperasi

C.    Membuat Query Koperasi

Langkah-langkah dalam membuat Query

1.      Klik menu create kemidian pilih Design Query

2.      Kemudian kita disuruh untuk menentukan table mana yang akan kita gunakan, masukkan table koperasi (doble klik/klik add). Dan jika sudah di add (table koperasinya), klik close

3.      Memasukkan field-field yang akan di tampilkan

      

4.      Memasukkan criteria yang akan di tampilkan

Klik RUN jika kriteria sudah ditentukan

5.      Save Query dengan nama terserah anda

1.      Contoh penggunaan criteria

Menampilkan data dari table koperasi dengan kategori “kode diawali huruf M”

o   Ketikkan m* pada field Kode_Barang (lihat gambar dibawah)

Menampilkan data dari table koperasi dengan kategori “kode diawali huruf M atau yang ada huruf B-nya”

o   Tambahkan *b* pada filed Kode_Barang

2.      Contoh penggunaan rumus pada field dengan membuat field baru

Membuat Field baru dengan nama Diskon dengan ketentuan mendapat diskon jika jumlah pembelian lebih dari sama dengan 10

o   Ketikkan Diskon: IIf([Jumlah]>=10;"dapat";"tidak")

Secara umum rumus yang digunakan di Microsoft Access sama dengan rumus yang digunakan pada Microsoft Excel hanya saja beda-beda dikit, seperti IF menjadi IIF

Dari kriteria dan rumus yang tadi sudah dicontohkan, jika kita klik RUN maka akan jadi seperti ini

D.    Membuat Form Koperasi

Kita akan menggunakan form design agar bisa dibuat sesuai dengan keinginan kita, kita buat dulu form untuk koperasinya

1.      Klik menu Create

2.      Pilih icon form design,

3.      Klik add exiting fields

Double klik semua field yang ada di tabel koperasi

4.      Drop semua field yang sudah dimasukkan kemudian klik tool align left (tekan CTRL-L) agar data yang ditampilkan nanti lebih rapi

5.      Menambah text box Diskon

§  klik text box, dan tentukan dimana kita akan menaruhnya

§  ganti namanya menjadi diskon

§  pada box unbound klik kanan kemudian pilih properties, maka akan muncul kotak dialog properties

§  lihat pada tab all kemudian pada =IIf([Jumlah]>=10;"10";"0

§  ubah format jadi percent

§  tambahkan label di sampingnya dengan cara klik unbound dari diskon, seperti gambar berikut

Jika muncul table error klik ignore

§  dari rumus diatas didapat keterangan bahwa kita akan dapat diskon 10% untuk pembelian lebih dari sama dengan 10

6.      Membuat text box total pembelian

§  langkah-langkag yang dilakukan pada dasarnya sama dengan membuat text box diskon, cuman ada perbedaan rumus dan format yang digunakan.

§  Masukkan rumus pada control source sebagai berikut:

= ([Harga_ Beli Barang]*[Jumlah])-([diskon2]/100*([harga_Beli Barang]*[Jumlah]))

§  Data format dikosongin aja tidak apa

§  Nanti akan jadi seperti ini:

7.      membuat text box total penjualan

§  property sheetnya:

§  rumus:

=[Jumlah]*[Harga_Jual Barang]

§  Hasil :

8.      Membuat text box keuntungan

§  property sheetnya:

§  Rumus :

§  Hasil :

Semua sudah dibuat kini tiggal variasi saja, seperti penambahan tombol

new, save,quit agar lebih tampak seperti aplikasi.

9.      menambahkan tombo

§  klik icon button

§  Tentukan dimana icon tersebut akan di letakkan

§  Kemudian akan muncul kotak dialog tombol sebagai variasi: command button wizard

§  Untuk membuat tombol new lihat pada kategori record operations dan pilih add new record pada actions. Untuk tombol quit aplication ada pada kategori application.

§  Klik next

§  Pada gambar diatas jika kita centang text, maka tombol yang kita buat akan berupa text, sedangkan picture maka akan berupa gambar, oke kita klik finish aja. Untuk tombol-tombol yang lain caranya sama.

10.  Klik view jika dirasa sudah bagus design formnya Ini adalah hasilnya:

Akhirnya form koperasi sudah dibuat form vedor caranya juga sama koq dengan form koperasi, malah lebih mudah, karena tidak menambahkan textbox, hanya memberi button agar tampak lebih seperti aplikasi.

          

E.     Membuat Report Koperasi

1)      Aktifkan dulu tabel koperasi

2)      Klik Report

Hingga muncul tampilan seperti ini :

Dari gambar di atas kita tau bahwa posisinya masih acak-acakan atau tidak rapi, maka kita rapikan dahulu.

3)      Klik anak panah bawah pada icon view dan pilih design view atau jika kurang jelas bisa gunakan layout view

4)      Ini adalah contoh editing dengan layout view

5)      Ini adalah contoh editing dengan design view

6)      Jika sudah dirapikan cukup disave dengan nama koperasi

Untuk membuat report vendor caranya sama dengan membuat report koperasi

PENUTUP

A.    Kesimpulan

Microsoft Access adalah suatu aplikasi yang dapat membantu kita membuat sebuah aplikasi database dalam waktu yang relatif singkat. Biasanya digunakan untuk pembuatan aplikasi-aplikasi yang kecil. Misalnya Program untuk Kasir di koperasi, penjualan untuk toko, dll.

Penggunaan aplikasi Microsoft Access ini sangatlah mudah dibandingkan dengan aplikasi lain yang kegunaannya sejenis, ini memungkinkan setiap orang dari kalangan apapun bisa menggunakan aplikasi Microsoft Access ini. 

Microsoft Access sangat membatu dalam kegiatan operasional kegiatan UKM yag masih berskala kecil-menengah. Dengan menggunakan aplikasi Microsoft Access mempermudah pihak UKM dalam menginput data-data, mengakses data-data, serta mengumpulkan data-data yang diperlukan.